David Allen em 2001 escreveu seu livro com título Getting Things Done (ISBN 0-14-200028-0). As teorias do Getting Things Done ou também conhecido como GTD, servem para gerenciarmos nosso tempo no que se refere a projetos e tarefas. Neste artigo iremos elaborar mais as idéias do GTD e termos noções de como poderemos utilizá-lo no nosso dia-a-dia.
David Allen fala que a nossa principal falha é confiar de mais em nossa memória. A nossa vida é separada em vários contextos: trabalho, família, saúde pessoal, etc. Geralmente não anotamos o que precisamos fazer, ou se anotamos, nunca conseguimos anotar 100% do que realmente precisamos. Então, quando chega a hora de fazermos algo, primeiro tentamos lembrar do que precisamos fazer, depois tentamos decidir a ordem de prioridade, depois lembramos de algo mais que tínhamos esquecido… Ou seja, fica uma confusão só e a ação fica paralisada pela falta de organização.
A chave do GTD é organizar todas as informações para facilitar seu acesso, acompanhamento e execução. O grande lema é: tire tudo de sua cabeça, não confie nela e organize-se no papel.
A primeira lição do GTD então é: escrever todas as tarefas que precisamos fazer. Isso mesmo, todas as tarefas. Por isso que você precisa sempre ter seu bloco de notas, ou até mesmo um simples papel e lápis. Escrevendo tudo fica bem mais fácil de não esquecermos e o mais
importante, poderemos organizar e priorizar o que é necessário no momento necessário. Realizando então este primeiro passo, podemos seguir aos próximos passos.
Para melhor ilustrar todos os passos, criei um diagrama que até coloquei no verso do meu cartão de visita. Este diagrama é compacto mas extremamente completo para seguir os passos do GTD.
Primeiramente podemos ver no canto superior da esquerda as “Coisas” que temos. Como mencionado anteriormente, em nossa vida temos projetos, compromissos e idéias. Primeiramente então estabelecemos o conceito de contexto. O contexto pode ser uma área de nossa vida (pessoal, trabalho, família) ou melhor ainda pode ser um contexto físico (casa, escritório, no carro, ao telefone, no computador de casa, no computador do trabalho, etc.). Prefiro separar o contexto por área física pois fica melhor associarmos “telefone” com as ligações que precisamos fazer, seja para um membro da família, seja para um cliente. Mas o cliente não precisa receber a ligação com mais urgência?! Para isso que temos as prioridades.
Mas antes de falarmos sobre isso, vamos elaborar ainda mais a nossa organização… Segundo David Allen, sempre geramos ou recebemos tarefas para serem feitas. Para não esquecer nada, precisamos anotar tudo. Com isso então poderemos até termos uma lista no bolso e outra no emprego. Mas, sempre tenha uma lista principal onde irá unir todas as tarefas que surgirem. Isso é o que chamamos de caixa de entrada. Ou seja, podemos ter várias listas mas tudo vai para somente uma caixa de entrada. Esta caixa de entrada deve estar em um lugar de fácil acesso e deverá ser revisada várias vezes ao dia, principalmente no início do dia. Assim conseguimos coletar todas as informações.
Após chegar na caixa de entrada, precisamos analisar a tarefa com a seguinte pergunta: Precisará de uma ação? Temos então dois caminhos que dependerão desta resposta. Caso não precise de uma ação, (1) se for besteira (ex. panfletos de propaganda) jogue no lixo; (2) se for um projeto a longo prazo (ex. informações sobre um pacote turístico) pode colocar em um arquivo chamado “Algum dia…”, onde você guardará tudo aquilo que é de seu interesse mas que não precise de atenção imediata; ou (3) se for algum material de referência (ex. manual da televisão, nota fiscal, etc.) você arquiva tudo em um lugar seguro para quando quiser está tudo bem organizado.
Mas… se ao analisar a tarefa você descobre que ela precisa de ação, aí é que a diversão começa! É sempre importante primeiro ver também se esta tarefa faz parte de um projeto seu, analise e revise seu projeto para ver exatamente o que precisa ser feito.
Depois disso, qual é a próxima ação? Se a tarefa não for para você fazer, delegue! Preste atenção na lista de tarefas delegadas, mantenha sempre um controle para verificar depois se a tarefa foi feita.
Se quem irá fazer a tarefa for você, analise: (1) se levar menos que dois minutos para fazer, FAÇA LOGO! Isso mesmo, não deixe para depois. Você se surpreenderá o quanto pode ser feito em dois minutos e o quanto você acaba produzindo. (2) Caso contrário, se a tarefa levar mais que dois minutos, coloque ela na lista de tarefas imediatas ou se tiver data e hora específica (médico, reunião, etc.) marque logo na agenda.
Esta lista de tarefas terá sempre as suas prioridades. Tenha esta lista sempre com você pois com ela você não se perde com interrupções e você ainda organiza-se melhor.
Lembra-se dos contextos que havia falado? Na lista de tarefas imediatas deve constar o context da tarefa. Ou seja, ao longo do dia vou anotando as coisas que preciso fazer quando for sair de carro. Quando eu estiver no carro, pego minha lista de tarefas e vejo o que consta no contexto de “carro” e vejo que preciso pegar umas fotos, comprar presunto para a janta, etc. Sempre revise a sua lista. Revisar é extremamente importante para não esquecermos de nada, acompanhar as ações delegadas e verificar que as devidas prioridades estão sendo executadas.
Como você pode ver, é tudo bem detalhado e até extenso, mas inteiramente completo. Adotando esses passos todos, você verá sua produtividade aumentar drasticamente. No seu trabalho, você ficará mais organizado e bem mais produtivo. Em casa você terá menos dor de cabeça quando esquece algo e leva grito de todos pelo esquecimento 
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